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    Organisation und Zeitmanagement

    Hallo liebe Trottoir- Leser !

    Schon längere Zeit haben wir nichts mehr voneinander gehört. Deshalb freue ich mich, heute über ein Thema zu schreiben, was in dieser schnelllebigen Zeit mehr und mehr an Bedeutung gewinnt.

    Zeitmangel entsteht zum einen durch Arbeitsüberlastung, Hektik und Stress und zum anderen durch eine schlechte Planung und Organisation. Hier meine ich natürlich ein nicht optimales Selbstmanagement. Primär in ihrer Tages- und Wochenplanung ist aber, Was sie erreicht haben und sekundär ist,Was sie gearbeitet haben. Viele von ihnen werden festgestellt haben, die admini- strative Arbeit in unserem Job als Agent oder Manager nimmt zu. Die Berge auf dem Schreibtisch wachsen, die zu bearbeiteten Mails werden immer mehr. Weitere Zeitkiller sind Telefonate, unangemeldete Besucher, plötzlich einberufene Meetings usw.  Deshalb im Folgenden ein paar Tipps, wie sie sinnvoll mit der ihnen zur Verfügung stehenden Zeit umgehen können.

    Schwachstellen-Analyse

    Versuchen sie zunächst ihre persönlichen Schwachstellen zu finden und zu analysieren. Warum schaffen sie oft bis zum Mittag das vorgenommene Pensum nicht ? Warum verschieben sie wichtige Telefonate immer wieder auf den nächsten Tag? Warum funktioniert ihr Ablagesystem nicht und sie suchen immer wieder wichtige Unterlagen oder Notizen ? Warum haben sie das Gefühl sich zu verzetteln und am Ende des Tages nichts geschafft zu haben? Was sind Faktoren, die ihre persönlichen Belastbarkeit reduzieren? Welche Arbeitsvoraussetzungen brauchen sie, um entspannt und stressfrei zu arbeiten ? Schreiben sie ruhig ganz ehrlich ihre Probleme  auf ein Blatt Papier. Es braucht ja außer ihnen niemand zu lesen! Erst wenn sie ihre Schwachstellen erkannt haben, können sie beginnen diese abzu- bauen.

    Planungstechniken

    Eine gute Methode ist es am Samstag oder Sonntag in Ruhe auf einem Wochenplan  die kommende Woche zu planen. Erstellen sie sich ein solches Diagramm, eingeteilt nach Wochentagen und Uhr- zeit von z.B. 9.oo Uhr bis 21.oo Uhr. Je nachdem, wie ihr persönlicher Arbeitsrhythmus ist. Hierzu gehört natürlich auch, sich selbst eine sogenannten „Kernarbeitszeit“ vorzugeben. Beispielsweise,dass sie zwischen 11.oo Uhr und 17.oo Uhr auf jeden Fall im Büro sind. Versuchen sie, ihre Meetings außerhalb dieser Kernzeit zu plazieren.  Packen sie bei der Planung der Woche diese nicht zu voll. Lassen sie Freiräume für unerwartete Aufgaben. Und ganz wichtig, halten sie sich an ihren selbst erstellten Wochenplan.

    Dann erstellen sie gegen Abend eines jeden Tages einen Tagesplan für den kommenden Tag. Einige Arbeiten sind durch den Wochenplan schon vorgegeben. Versuchen sie ihre e-mails nur zwei Mal am Tag abzurufen und zu beantworten. Als sinnvoll hat es sich erwiesen, dies als Erstes zu Beginn  eines Arbeitstages zu machen. Beantworten sie die Mails möglichst kurz und knapp. Schreiben sie keine Romane! Andere Menschen haben auch keine Zeit lange Mails zu lesen !

    Als nächstes bearbeiten sie die eingegangenen Faxe und die ankommende Post. Lernen sie Priori- täten zu setzen. Korrespondenz, die lediglich zur Information dient, kann man auch am Abend lesen und gegebenenfalls abheften. Wichtig ist es, den Schriftverkehr zügig zu bearbeiten, der unmittelbar mit ihrer Tätigkeit als Agent, Manager oder Künstler zu tun hat.

    Ich persönlich habe den Eindruck durch die modernen Kommunikatiosmittel (Fax, e-Mail, SMS) wird der Zeitaufwand zur Bearbeitung größer. Früher hat ein schnelles Telefonat zur Beantwortung vieler Fragen genügt. Heute muß alles schriftlich abgefasst werden. Deshalb müssen wir lernen, diese Aufgabe sehr straff zu organisieren.

    Außer dem oben beschriebenen Tages- und Wochenplan gehe ich davon aus, dass sie natürlich auch einen Terminkalender führen, in dem alle Termine (beruflich und privat) eingetragen sind sowie die wichtigen Telefonate, die in der kommenden Woche getätigt werden müssen. Das vermeidet dieses Verschieben von möglicherweise unangenehmen Telefonaten von einen Tag auf den anderen. Ich gehe einfach diszipliniert nach meinem Terminkalender vor, ohne darüber nachzudenken, ob  ich jetzt Lust dazu habe oder nicht.

    Arbeitsplatzorganisation

    Versuchen sie, die bearbeitete Korrespondenz, ob Verträge, Mails, Faxe, Angebote etc., gleich bei dem jeweiligen Vorgang/ Ordner abzuheften nach dem Motto: „was eingeordnet ist, ist geordnet

    und wird auch wieder gefunden“. Viele Menschen verbrauchen kostbare Zeit verschwundene Papiere, verlegte Gegenstände, Telefonnummern zu suchen. Sie werden dann hektisch und sind, nachdem sie das Verlorene wieder gefunden haben, für eine weitere Zeitspanne unbelastbar, da sie sich erst mal erholen müssen.

    Das heißt, geschäftliche Vorgänge gleich ablegen und für Gegenstände, wie Autoschlüssel, Brille usw. feste Ablageplätze schaffen, die auch nicht gewechselt werden. Unser Hirn programmiert diese Plätze nach einigen Wiederholungen ein und wir können „blind“ jeden so abgelegten Gegenstand finden.

    Diese Methode schafft gleichzeitig einen sauberen und ordentlichen Arbeitsplatz, nämlich unseren Schreibtisch. Hier sollte eigentlich nur das liegen, woran sie gerade arbeiten sowie ein Körbchen, in dem  die „offenen Fälle“ in Plastikmappen abgelegt sind und natürlich ihren Terminkalender und ihr Arbeitsplan.

    Ein wichtiges Hilfsmittel ist unser PC zur Ablage von Dateien und zum Speichern von Adressen geworden. Auch hier gilt, die verschiedenen Projekte in sogenannten Ordnern zu verwalten und die Dateien den jeweiligen Ordnern zuzuordnen. Aber auch dieses Teil kann mal abstürzen ! Deshalb unbedingt von Zeit zu Zeit ein Up-Date machen bzw. eine Sicherheitskopie. Das ist ganz wichtig.

    Denn leider sind wir von diesem „elektronischen Sekretär“ sehr abhängig geworden und ein nicht funktionieren dieses Computers kann uns unsere Arbeitsgrundlage entziehen.

    Arbeitsmethodik

    Im vorhergehenden Absatz habe ich bereits erwähnt, dass es Sinn macht, täglich wiederkehrende

    Arbeiten auch zu ganz bestimmten Tageszeiten zu erledigen.

        E-Mails:  zwei Mal am Tag abrufen, beantworten und neu schreiben, z.B. vormittags  und spät  nachmittags

       Telefonakquise / Angebote durch Telefonate aktualisieren zwei bis drei mal die Woche zu bestimmten Uhrzeiten (z.B. zwischen 12.oo Uhr und 16.oo Uhr, wann immer sie ihr Leistungshoch haben)

       Schriftliche Angebote und Verträge zwei Mal die Woche gebündelt abfassen und verschicken, um Zeit zu sparen.

    Geschäftliche Meetings vorzubereiten ist ein wichtiger Zeitfaktor. Je besser sie ein Meeting vorbe- reiten, alle wichtigen Fakten zusammen tragen, eine Präsentation oder Kalkulation zu Papier bringen, ein oder zwei Lösungsmöglichkeiten  bieten können, desto  schneller kommen sie zum Abschluß, um so effektiver und auch kürzer werden ihre Meetings.

    Ein weltbekannter Künstler, den ich lange betreut habe, sagte einmal „Gaby has always Plan A and Plan B“ . Das ist wahr und hat sich in vielen Situationen als sehr sinnvoll erwiesen. Es ist sehr zeitsparend bereits die Alternativlösung im Koffer parat zu haben!

    Ferner ist es ein wichtiger Punkt zur effektiven Nutzung ihrer Zeit, ihre Telefonate kurz zu halten. Ich stelle immer wieder fest, dass Mitarbeiter endlos mit einem Geschäftspartner wegen eines Themas telefonieren, dann aber in immer neue Themen kommen und solch ein Telefonat zwischen 20 und 30 Minuten dauern kann.

    Natürlich ist es schön sich mal auszutauschen. Aber während eines normalen Arbeitstages hat man wenig Zeit für lange Privatgespräche oder zu lang dauernde ge- schäftliche Kommunikation. Kontrollieren sie mal ganz bewußt ihre Telefonate  und sie werden fest- stellen, vieles wäre in drei Sätzen gesagt gewesen und sie hätten eine Menge Zeit gespart.   Ich betrachte das Telefon als ein wunderbares und schnelles Instrument zur Weitergabe von Informationen und zum Abrufen von Auskünften. Die Sprache  kommt beim Anderen sofort an und mein Ohr hört sofort die Antwort - Toll ! Schneller geht es ja gar nicht !

    Und genau dies mache ich mir optimal zu Nutze und habe dann auch noch gelegentlich die Zeit für den Austausch von Privatem. Und sollte ihr Kommunikationspartner am anderen Ende der Leitung zu langen Telefonaten neigen, so sollten sie das Telefonat höflich abkürzen.

    Das gleiche gilt für unangemeldete Besucher. Ich hatte eine solche Nachbarin die glaubte, durch

    die Tatsache, dass ich mein Büro im Wohnhaus habe, hätte ich immer Zeit für eine kleine Plauderei zwischendurch. Tatsache ist, dass ich durch unangemeldete Besucher aus meiner Konzentration gerissen werde, und außerdem sehr viel wertvolle Zeit verloren geht. Es ist mir gelungen, dieser Nachbarin klar  zu machen, dass auch ich nicht einfach in ihre Arbeitsstelle kommen könne, um  einen kleinen Ratsch mit ihr zu zelebrieren. Ihr Arbeitgeber würde das sicher nicht schätzen. Und wir sind eben unsere eigenen Arbeitgeber und sollten  uns selbst gelegentlich mit dieser Autorität begegnen.

    Wissen sie, meine lieben Leser, mir fallen blitzschnell 1000 Gründe ein verschiedene Arbeiten aufzuschieben. Aber mir fällt ein wichtiges Argument dagegen ein:„ich will meine Ziele erreichen“!

    Zielsetzung

    Geben sie sich bestimmte Zeitspannen vor um

    a)  Etappenziele

    b)  das Endziel

    in verschiedenen zu bearbeitenden Projekten zu erreichen.

    Berechnen sie, die Zeit zum Erreichen der Etappenziele nicht zu knapp. Setzen  sie sich nicht zu sehr unter Zeitdruck. Jedes erreichte Etappenziel steigert ihre Motivation. Seien sie nicht frustriert, wenn das Erreichen des Endziels nicht klappt oder viel länger dauert als geplant. Hierfür sind manchmal äußere Faktoren  verantwortlich. Versuchen sie zu analysieren, warum das Endziel nicht erreicht wurde. Lernen sie aus eigenen Fehlern. Wenn im Team (z.B. Agent - Künstler) das Timing nicht stimmt, versuchen  sie dies zu beheben. Ich kann Probleme lösen wenn ich die Ursachen kenne.

    Gerade beim Coaching stelle ich immer wieder fest, dass die eigene Zielsetzung zu hoch angesiedelt wird und ein Scheitern beinahe vorprogrammiert ist. Das schafft Frustration und demotiviert. Deshalb prüfen sie gegebenenfalls mit ihrem Künstler ob die Zielsetzung realistisch ist. Formulieren sie die  gemeinsam erarbeiteten  Ziele schriftlich und legen sie fest, in welchem Zeitraum was erreicht werden sollte. Kontrollieren sie die Zeiteinhaltung und den Inhalt dieser schriftlich fixierten Zeitplanung.

    Gerade im Bereich des Künstlermanagements taucht immer wieder der unbekannte Faktor X auf, der so manche schriftlich erfasste Zielsetzung verändert. Manchmal zum Positiven (z.B. ein Ton-trägervertrag wird schneller  zum Abschluß gebracht als erwartet)  oder zum Negativen (eine Marketingkonzeption verzögert sich, weil die Sponsoren noch nicht gefunden wurden).

     

    Zum Schluß möchte ich ihnen noch eine kleine Checkliste für ihr persönliches Zeitmanagement vorlegen:

    X   Reservieren sie am Ende des Tages einige Minuten, um den neuen Arbeitstag zu planen (Tagesplan)

    X Teilen sie die zu erledigenden Aufgaben in verschiedene Kategorien ein

    a)  absolut dringlich

    b)  dringlich

    c) weniger dringlich

    X   Notieren sie sich über den Zeitraum von  einer Woche ihr tägliches Pensum (Wochenplan) mit Angabe des notwendigen Zeitaufwands, um ein auf sie zugeschnittenes Resultat zu erhalten

    Arbeiten sie in ihren Zeitplan individuelle „Pufferzeiten“ ein für nicht vorhersehbare Aufgaben

    X   Reservieren sie täglich einen Zeitraum, in dem sie Tätigkeiten, die besondere Konzentration erfordern, erledigen können. Berücksichtigen sie hierbei ihr persönliches Leistungshoch.

    X   Nehmen sie die Möglichkeit der Arbeitsentlastung wahr indem sie delegieren und „nein“ sagen lernen

    X   Ziehen sie am Ende des Tages Bilanz und suchen sie die Faktoren, die ihren Arbeitsfluss negativ beeinträchtigt haben. Integrieren sie diese in ihren persönlichen Zeitplan.

    X   Kontrollieren sie immer wieder den Inhalt und die zeitliche Fixierung ihrer persönlichen Ziele. Nehmen sie gegebenenfalls Korrekturen vor.

     

    Gaby Skarda

    2002-12-15 | Nr. 37 | Weitere Artikel von: Gaby Skarda