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    Serie Sponsoring: Teil 1|4 Sponsorensuche in der Privatwirtschaft

    Hallo liebe Trottoir- Leser !

    artbild_200_Gaby_neu_farbe3Nach einiger Abstinenz  melde ich mich mal wieder zu Wort mit einem Thema, dass sowohl die Künstler, die Agenturen und die Manager als auch die Künstler selbst angeht. Denn ohne Sponsoring können viele Veranstaltungen und Projekte im Kulturbereich nicht mehr realisiert werden. Um so wichtiger ist es, uns damit auseinander zu setzen. In meinen nachfolgenden Ausführungen geht es weniger um Sponsoren aus dem Bereich Großindustrie, sondern  vielmehr um die Suche nach Sponsoren in der  Klein- und Mittelständischen Wirtschaft.  

    Für dieses Thema brauchen sie eine gute Portion Kreativität, viel Geduld, Zeit und Überzeugungskraft. Es ist sicher nicht leicht, einen geeigneten Sponsor (oder mehrere) zu finden. Zunächst sollten wir uns die folgenden Fragen stellen: „Warum sollte eine Firma Ihre Veranstaltung oder ihr künstlerisches Projekt unterstützen? Passt ihr Projekt in die Firmenphilosophie der Firma? Was hat die Firma davon ihr Vorhaben zu unterstützen ?“

    Voraussetzung bei der Argumentation ist, dass ihr Projekt eine gewisse Einzigartigkeit besitzt, qualitativ hochwertig ist und zudem möglichst originell sein sollte. Die Besucher ihres Events bzw. der Käufer ihres Projektes müssen auf den Sponsor aufmerksam gemacht werden und die Kunden ihres Sponsors müssen sich in irgend einer Weise mit ihrem Projekt idendifizieren können. Hier entsteht eine Symbiose, die ja beiden beteiligten Parteien einen gewissen Nutzen bringen soll...

    Ich unterscheide zwischen zwei Arten des Sponsorings, die meines Erachtens nach eine gleiche Wertigkeit haben

    a)         Sponsorendeals in Sachwerten

                das ist zweifelsohne die leichtere Übung mit einem griffigen Konzept gewisse Dienstleistungen oder Sachwerte, die für die Veranstaltung notwendig sind oder auch das Niveau des Events steigern, zu erhalten.  Ich denke hier z. Beispiel an:

    •     eine Autofirma, die 1 - 2 Limousinen zum Transport der Gäste  stellt

    •     eine Cateringunternehmen, welches bspw. das Catering für die Mitwirkenden kostenlos
          zur Verfügung stellt

    •     ein Blumenladen, der die Blumengestecke für den Preisträger, Künstler etc. liefert und für
          die Dekoration sorgt

    •     eine Parfümerie, die Damen- und/oder Herrenpräsente sponsort

    •     ein Süsswarenhersteller für Begrüßungsgeschenke

    •     eine Weinkellerei, die einen Sekt zur Begrüßung ausschenkt

    •     ein Monatsmagazin oder Tageszeitung, die Mitpräsentator  der Veranstaltung sind usw.

    Bei dieser Art des Sponsorings fällt ihnen sicher noch die ein oder andere Möglichkeit ein.

     

    b)  Sponsorships in Form von finanzieller Unterstützung

         sind dagegen rar, bedürfen viel Überzeugungskraft und vor allem eines guten Konzeptes. Hier muß das Projekt (Event) zum Sponsor oder dessen Produktlinie passen. Die Suche nach einem sog. Hauptsponsor sollte zeitig begonnen werden. Bedenken sie, dass das Marketingbudget einer Firma für solche Aktivitäten etwa im November/Dezember für das Folgejahr verabschiedet wird und sie sind sicherlich nicht die einzige Anfrage, die der Marketingchef auf den Tisch bekommt. Abgesehen davon, dass Firmen, die Kultursponsoring betreiben auch ihre eigene Strategie entwickeln und selbst aktiv werden um sich geeignete, nach deren Auffassung unterstützenswerte Kulturobjekte suchen. Trotzdem - gemäß dem Bibelspruch „wer suchet, der findet“ - bin ich immer wieder überrascht, dass man bei gezielter Suche und einem entsprechenden zeitlichen Vorlauf (ich rede von 4 – 8 Monaten) in den meisten Fällen einen Sponsoren findet.


    Wie gehen wir bei der Suche nach geeigneten Sponsoren vor?

    Zunächst einmal müssen wir ein etwa 4 – 6 seitiges  Konzept schreiben, was leicht verständlich ist, kein Roman werden sollte und wie folgt aufgebaut werden muss:

  • Das Projekt (Projekt- oder Eventbeschreibung) mit Daten wann und wo.
  • Die Zielsetzung  (was wollen sie mit Ihrem Event oder Projekt erreichen)
  • Die Zielgruppe (wen sprechen sie an, mögl. mit demografischen Daten)
  • Die Möglichkeiten für den Sponsor (Imagetransfer, Umsatzsteigerung, Kontakte)
  • Angebotsoption für den Sponsor (konkret werden wie Logoabdruck auf allen Print-Materialien, Werbebanner auf Webseite, Freikarten f. Event, Pressekonferenz usw.)
  • Aufzählung der von ihnen geplanten Promotionmaßnahmen (z.B.Pressemitteilung an wen, Präsenz auf ihrer Webseite, VA-Portale im Web, Plakatwerbung,. Anzeigenwerbung, Flyer Verteilung usw.)
  • Sponsorenpakete  (es werden bereits konkrete Kostenangaben gemacht für bspw. den Hauptsponsor, Nebensponsor und die Leistungen hierfür benannt)
  • Weil ein Sponsoring ist für die meisten Unternehmen eine Marketingaktion und es muss klar kommuniziert werden, welche Kommunikationsmaßnahmen sie in Zusammenhang mit diesem Projekt planen und die sollten ei positivem Abschluss auch durchgeführt werden.  

    Gehen sie davon aus, dass wenn sie ein Sponsoring von etwa EUR 1.000,-- bis EUR 10.000,-- anstreben und gleichzeitig Sponsoren für Sachwerte suchen, benötigen sie etwa 40 Kontakte, denen sie ihr Konzept vorstellen.

    Dann schreiben wir uns eine Liste von den Firmen, die wir kennen und die in Frage kommen könnten. Fragen sie auch bei ihren möglichen Kooperationspartnern für ihre Veranstaltung (Location, Technikunternehmen, Caterer) oder bei Ihrem Projekt (die Mitwirkenden, das Tonstudio, die Record-Company oder ähnliche Beteiligte), ob diese Kontakte zu relevanten Unternehmen besitzen.

    Auch Ihre Mitstreiter haben ein ureigenes Interesse an der Realisierung ihres Projektes und es tut sich hierüber immer wieder der ein oder andere gute Kontakt auf. Sollte die Anzahl der aufgelisteten Unternehmen nicht ausreichen, nenne ich ihnen hier ein Portal  in dem ich immer wieder bei Sponsorensuche nach schaue: www.wer-zu-wem.de 

    Sehr gut zu handhaben, da nach Branchen aufgeteilt, und ich bei Interesse sofort das Firmenprofil anklicken kann. Nach dieser ersten Recherche rufe ich alle Firmen durch, deren Marketingabteilung ich nicht kenne (also die sog. Fremdkontakte) und frage lediglich bei der Zentrale oder Sekretärin:

    •     Gibt es eine Marketingabteilung ?

    •     Wenn ja, wer ist der Marketingchef / Chefin (Name)?

    •     wie lautet die Fax/Tel.Durchwahl-Nummer?

    •     kann ich auch eine E-Mail-Kennung bekommen?

    •     Wenn es keine spezielle Marketingabteilung gibt, wer ist für       Sponsoring-
           angelegenheiten zuständig ?

    Schon bei dieser Telefonaktion trennt sich die „Spreu vom Weizen“ und unsere Adressen reduzieren sich auf etwa 25, da etliche der Angerufenen gleich mitteilen, dass das Unternehmen kein Sponsoring betreibt, oder das Budget bereits verplant ist usw. . Trotzdem, seien sie positiv, denn es ist viel effektiver ihr Konzept nur an solche Firmen zu senden, wo auch ein gewisses Interesse an Sponsoring besteht. Wir senden nunmehr unser schön mit Bildmaterial und evtl. Tonträger oder DVD aufbereitetes und in eine Mappe abgeheftetes Konzept einem 1-seitigen Begleitbrief namentlich an diese selektierten Adressen. 


    In dem Begleitbrief sollten sie kurz zusammenfassen

    ·        Wer sie sind

    ·        Um welches Projekt es geht

    ·        Was die wichtigsten Punkte sind, die sie dem Sponsor bieten können

    ·        Kurze Begründung, warum gerade diese Firma angeschrieben wurde.

    Das bedeutet, dass sie jeden dieser Briefe individuell auf die angeschriebene Firma anpassen müssen. Und wenn sie noch einen weiteren Effekt erzielen wollen, dann gleichen sie z.B. das Briefpapier ihrem Projekt an, oder legen ein passendes „mini-give-away“ bei oder wählen ein auffallendes Versandkuvert. Ihrer Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Natürlich ist dies alles mit Mühe und Zeit verbunden, aber ich verspreche ihnen, dass die Wirkung ihr Ziel nicht verfehlt. 

    Ähnliches gilt bei Versand per E-Mail. Mein E-Mail Anschreiben wird ebenso wie der oben erwähnte Brief verfasst und das Konzept wird als digitale pdf-Datei angehängt. Nach etwa 8 Tagen ab Versanddatum beginnen wir unsere erste Nachrufaktion. Das heißt:

    •     ich lasse mich mit dem entsprechenden Marketingleiter verbinden

    •     frage, ob er mein Konzept erhalten und gelesen hat

    •     finde heraus, ob Interesse besteht

    •     und beginne meine Argumentation, wo die Vorteile bei einem eventuellen Sponsoring für
          meinen Event für die Firma liegen.

    •     Versuche einen persönlichen Besprechungstermin zu erhalten


    Nach diesem ersten Telefonat wird sich zeigen

    a)  welcher Kontakt raus fällt (Konzept passt nicht, kein Budget, kein Interesse usw.)

    b)   bei welcher Firma wir noch einmal anrufen müssen weil der Verantwortliche noch überlegen muß, weil der Chef gefragt werden muß und der ist diese Woche in Urlaub, weil vielleicht in Sachwerten (Druckartikel) gesponsort wird und wir ein konkrete Vorgabe machen sollen, weil man gerne die Blumenarrangements zur Verfügung stellt aber Barmittel keine vorhanden sind usw. usw.

    c)   mit welchem Marketingchef wir einen persönlichen Besprechungstermin haben bei dem auch der Inhaber des Unternehmens sowie die Assistentin der Geschäftsleitung anwesend sein wird.

    Sie merken, bei dieser Telefonakquise suchen wir nicht nur die finanziellen Mittel, sondern bekommen auch bereits von dem ein oder anderen Gesprächspartner die Sachwerte angeboten.

    Im Fall c) sollten wir uns gut auf die Meetings vorbereiten. Das ehemals versandte Konzept um Details erweitern, eventuell Anschauungsmaterial mit nehmen, wie z.B.

    ·        Grafik oder Fotos von dem Projekt mitnehmen (evtl. auf Powerpoint)

    ·         Printmaterialien vorzeigen in denen das Firmenlogo erscheinen soll 

    ·         Biografie und Tonmaterial der mitwirkenden Künstler bereit halten

    ·        Ablauf einer evtl. geplanten Pressekonferenz darstellen, bei dieser der mögliche
             Sponsor gewürdigt wird

    ·        Auflistung möglicher weiterer Sponsoren für Sachwerte nennen

    ·        vorläufiger Programmablauf des Events abgeben usw.

    Ich bin überzeugt, bei guter Vorbereitung und geschickter Verhandlungsführung werden sie einen oder mehrere Sponsoren für das Projekt finden. Zuweilen ist es notwendig die erste Akquise-Aktion  zu erweitern und weitere Unternehmen recherchieren und anschreiben.

    Bei erfolgreichem Abschluss wird eine schriftliche Vereinbarung getroffen, in der neben den Vertragspartnern, das Projekt, die Summe usw. natürlich jede vereinbarte Marketingaktion aufgelistet wird.

    Bedenken sie, dass einmal auf diese (zugegeben manchmal mühsame) Weise gefundene Sponsoren auch bei der ein oder anderen zukünftigen Veranstaltung/ Event dabei sein werden.

    Meine langjährige Erfahrung hat gezeigt, dass ich mit dem ein oder anderen Sponsor über die Jahre ein fundiertes Vertrauensverhältnis aufbauen konnte. Daraus ergibt sich, dass der ein oder andere Partner auch mal ein Risiko wagt und sie bei einer originellen Projektidee unterstützen wird. 

    Und darum bitte ich Sie: hegen und pflegen sie ihre Sponsoren indem sie diese auch mal zu der ein oder anderen Veranstaltung einladen, mal miteinander zum Essen gehen oder in ähnlicher Weise Kontakt halten.

    Merke: Unsere Sponsoren sind unsere gleichberechtigten Geschäftspartner und wir sind keine Bittsteller, die um ein paar Euros betteln !

    Neben den in der freien Wirtschaft zu suchenden Sponsoren, gibt es mittlerweile in Deutschland aber auch auf europäischer Ebene eine interessante Anzahl von staatlichen Institutionen, Stiftungen, Fonds usw. die Kultursponsoring unter gewissen Voraussetzungen und auf Antragstellung anbieten. Hierüber  berichte ich in der nächsten Ausgabe von TROTTOIR-online.

    Ihre Gabriele Skarda


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    763|413 TG: Andreas Klaue . Kabarett . Schauspiel

    2013-12-30 | Nr. 81 | Weitere Artikel von: Gabriele Skarda